Точка закона. Юридическая информационная поддержка время от времени бывает необходима любому человеку, но, несмотря на многочисленное количество сайтов, порой очень трудно отыскать нужную информацию. "Точка закона" - юридический портал для частных лиц и профессионалов. Максимум информации в одной точке!

Главная / постановка документооборота

Постановка документооборота

Документооборот представляет собой информационное обеспечение систем по управлению компанией, которое фиксирует, передает и хранит информацию о том, в каком состоянии находится компания, и какие изменения в ней происходят.

Консалтинг в сфере постановки документооборота призван установить единые принципы работы с документацией на существующих уровнях всего управления, организовать оборот важных документов компании, сократить количество и повысить качество документации, создать условия которые позволят эффективно применять прогрессивные технические средства и технологии по сбору, обработке, движению, анализу информации и совершенствованию работ управленческого аппарата.

Все эти действия направлены на то, чтобы поведение служащих было дисциплинировано, а трудовой процесс систематизирован. Если сотрудник не имеет понятия, какое дело первоочередное, а какое второстепенное то это приводит к нервозности в рабочем процессе и снижению оперативности в решении важных задач.

Поэтому каждый сотрудник должен четко осознавать, за что он ответственен, какие вопросы являются приоритетными и как необходимо взаимодействовать с остальными сотрудниками и клиентами компании.

Для достижения подобной организации процесса необходима постановка документооборота. Услуга по постановке документооборота предоставляется специализированными организациями, к которым и следует обратиться в случае возникновения подобных проблемных ситуаций. Данные организации осуществят постановку оборота документов в компании, учитывая ее деятельность и специфические особенности.

Постановка документооборота, как правило, осуществляется следующим образом:

- анализируется как, в общем, функционирует компания;

- анализируется существующая система делопроизводства и документооборота;

- проектируется новая система документооборота;

- разрабатывается альбом, содержащий новые формы документов;

- разрабатываются рекомендации, которые направлены совершенствовать номенклатуру дел;

- оптимизируется организационная структура подразделений;

- внедряется разработанная система документооборота;

- сотрудники, отвечающие за делопроизводство и документооборот, обучаются работе с документацией по новым правилам.

Как итог, организация, предоставляющая услуги передает обслуживаемой компании:

- отчет, который содержит анализ имеющегося делопроизводства и документооборота;

- порядок, в котором осуществлялись все проведенные мероприятия;

- новое положение документооборота.